FAQ
Comment installer Docs par Archifiltre ?
Vous pouvez installer Docs en cliquant sur le lien de la page d’accueil. Pas besoin d’installation, un double clic sur l’exécutable ouvrira Docs. Des versions web sont disponibles (jusqu’à la version 1.8) mais ne sont plus maintenues à jour.
Quelles sont les caractéristiques minimales pour faire fonctionner Docs par Archifiltre ?
Voici la configuration recommandée pour faire fonctionner Docs correctement :
- Système d‘exploitation Windows 64 bits, Windows 32 bits, Linux ou MacOS
- 8Go de RAM
- Pas de limite de mémoire de processus
Est-ce que j'ai besoin de me créer un compte pour utiliser Docs par Archifiltre ?
Non, tout fonctionne sans création de compte.
Est-ce que les données des serveurs que je veux analyser seront protégées ?
Docs n’exploite pas les données personnelles des utilisateur·trice·s. Cependant, nous utilisons Matomo, un outil open-source pour avoir des statistiques d'utilisation sur notre outil. Lorsque vous utilisez Docs, voici les informations auxquelles nous avons accès :
- Lors du dépôt de fichiers:
- le volume total analysé
- le nombre de fichiers déposés
- le nombre de dossiers déposés
- leur répartition par extension
- le temps total du chargement
- Export Excel/CSV/CSV hiérarchisé/CSV avec empreintes (mais pas leur contenu): si vous en avez réalisé un ou plusieurs
- Export en RESIP (mais pas son contenu): idem
- Export en METS (mais pas son contenu): idem
- Export d'un rapport d'audit (mais pas son contenu): idem
- Export du script de suppression (mais pas son contenu): idem
- Ajout d'une description à un élément (mais pas le texte lui-même)
- Ajout d'un tag à un élément: nombre de tags créés (avec leur contenu)
- Renommage d'un élément (sans son nouveau ni son ancien nom)
- Changement de classement : par volume, par date, alphanumérique
- Changement de pondération : par volume, par nombre
- Changement de coloration : par type, par date
- Double-clic sur un élément pour zoomer dessus: le nombre de clics
- Utilisation du zoom dans une session (via la molette ou la barre de navigation)
- Clics sur les onglets (Général, Enrichissement, Audit, Redondances)
- Recherche effectuée (mais pas son contenu): si vous en avez réalisé une ou plusieurs
- Activation du mode déplacement
- Déplacement effectué (mais pas le nom des éléments déplacés): si vous en avez réalisé un ou plusieurs
- Elements tagués "A éliminer" (mais pas le nom des éléments tagés): si vous en avez réalisé un ou plusieurs
Je ne suis pas archiviste, est-ce que je peux utiliser Docs par Archifiltre ?
Oui, Docs peut être utilisé par tout le monde. Certaines fonctionnalités ont été conçues spécialement pour les archivistes, mais le logiciel peut être utilisé par tout le monde pour visualiser des arborescences de fichiers, auditer, et enrichir leurs métadonnées.
Quels types de fichiers peuvent être analysés ?
Docs prend en compte toutes les extensions de fichiers et exclut juste les fichiers cachés et système de l'analyse. De plus, la plupart des extensions de fichiers auront un code couleur dans l'arborescence, mais celles qui ne peuvent pas être catégorisées seront affichées en gris.
Comment Docs par Archifiltre détecte-t-il les doublons ?
Pour déterminer que deux éléments sont identiques, nous utilisons une fonction de hachage reposant sur l'algorithme MD5. Cette méthode est appliquée sur tous les fichiers à partir leur contenu mais pas de leurs métadonnées (nom du fichier par exemple). Ainsi, même si deux fichiers ont le même contenu mais pas le même nom, il seront détectés comme des redondances. Pour les dossiers, nous juxtaposons les hashs MD5 de leurs enfants et en calculons un nouveau hash.
Est-ce que je dois mettre à jour régulièrement Docs par Archifiltre ?
Nous vous conseillons d'utiliser la dernière version d'Achifiltre, mais il est possible de télécharger et d'utiliser les anciennes versions.
Comment récupérer mes logs d'utilisation ?
Pour accéder à vos logs locaux, cherchez le fichier "archifiltre-logs-[date-des-logs]". Il se trouve :
- Sur Windows : C:\Users\[utilisateur] \AppData\Roaming\archifiltre
- Sur Mac : /Users/[utilisateur]/Library/Application Support/archifiltre
- Sur Linux : /home/.config/archifiltre
Avec quels langages et technologies Docs par Archifiltre est-il développé ?
Docs est développé avec les technologies suivantes :
- Javascript et Typescript pour les langages de programmation
- HTML et CSS pour l'interface utilisateur
- Electron pour créer un exécutable avec du code Javascript
- Material UI pour les composants graphiques
- React et Redux pour la gestion des données et leur affichage
Pour le détail de toutes les technologies utilisées, vous pouvez consulter notre code, open-source sur GitHub
Qui contacter si j'ai des suggestions d'amélioration ?
Pour suggérer des améliorations, vous pouvez laisser une issue sur GitHub, suggérer du code via une pull request ou nous contacter par mail.
Quelles sont les garanties de sécurité de Docs par Archifiltre ?
Docs n’a pas fait l’objet d’un audit RSSI. Cependant, l’outil est aligné et conforme au process qualité mis en place à la Fabrique Numérique des ministères sociaux, à savoir : l’amélioration continue du code de l’outil (refactoring) ainsi qu’une phase obligatoire de vérification du code par un autre développeur (code review) avant toutes publications. La qualité du code est assurée par des tests unitaires et fonctionnels. Il sont automatisés et lancés à chaque changement dans le code.
De plus, plusieurs robots analysent le code de Docs en continu : Renovate bot scanne les dépendances pour s’assurer qu’elles sont bien à jour et propose des patchs toutes les semaines pour les mises à jour mineures, et tous les mois pour les mises à jour majeures. Dependabot scanne aussi les dépendances mais à la recherche de failles de sécurité et propose de la même manière des patchs quand des failles sont détectées. Enfin, CodeQL vérifie le code à chaque nouvelle modification pour détecter des failles liées au code (entrées utilisateur, faille de navigateur, problèmes de mémoire, etc). A la manière de Renovate bot ou dependabot, des correctifs sont automatiquement proposés.
Au sujet du build de Docs, il ne se fait pas sur la machine d’un développeur mais directement sur les serveurs de GitHub. Cette plateforme offre les dernières garanties de sécurité :authentification multi-facteurs, segmentations, etc. De plus, les versions Windows et Mac sont signées avec un certificat obtenu auprès d’organismes agréés. Pour Windows, la signature a été obtenue auprès de SSL.com un organisme agréé par Microsoft. La signature Mac a quant à elle été obtenue directement auprès d’Apple, via un compte Apple Developer. En outre , tous les binaires générés (pour Windows, Mac et Linux) sont associés à une somme de contrôle générée via l’algorithme SHA512, à la manière de l’ANSSI.
Enfin, sur la remontée de données à des services de tracking et de monitoring, elles sont anonymisées et désactivables. Matomo est utilisé pour la remontée des données d’utilisation, et Sentry pour les erreurs. Les deux outils sont open-source. Aucune donnée personnelle n’est remontée et même les données anonymes peuvent entièrement être désactivées. La liste complète des données remontées est plus haut dans cette FAQ.
Tous ces processus (vérifications de sécurité via des bots, build, signature, génération des sommes de contrôle, publication, etc) sont entièrement publics et vérifiables sur le GitHub de Docs.
De plus, plusieurs robots analysent le code de Docs en continu : Renovate bot scanne les dépendances pour s’assurer qu’elles sont bien à jour et propose des patchs toutes les semaines pour les mises à jour mineures, et tous les mois pour les mises à jour majeures. Dependabot scanne aussi les dépendances mais à la recherche de failles de sécurité et propose de la même manière des patchs quand des failles sont détectées. Enfin, CodeQL vérifie le code à chaque nouvelle modification pour détecter des failles liées au code (entrées utilisateur, faille de navigateur, problèmes de mémoire, etc). A la manière de Renovate bot ou dependabot, des correctifs sont automatiquement proposés.
Au sujet du build de Docs, il ne se fait pas sur la machine d’un développeur mais directement sur les serveurs de GitHub. Cette plateforme offre les dernières garanties de sécurité :authentification multi-facteurs, segmentations, etc. De plus, les versions Windows et Mac sont signées avec un certificat obtenu auprès d’organismes agréés. Pour Windows, la signature a été obtenue auprès de SSL.com un organisme agréé par Microsoft. La signature Mac a quant à elle été obtenue directement auprès d’Apple, via un compte Apple Developer. En outre , tous les binaires générés (pour Windows, Mac et Linux) sont associés à une somme de contrôle générée via l’algorithme SHA512, à la manière de l’ANSSI.
Enfin, sur la remontée de données à des services de tracking et de monitoring, elles sont anonymisées et désactivables. Matomo est utilisé pour la remontée des données d’utilisation, et Sentry pour les erreurs. Les deux outils sont open-source. Aucune donnée personnelle n’est remontée et même les données anonymes peuvent entièrement être désactivées. La liste complète des données remontées est plus haut dans cette FAQ.
Tous ces processus (vérifications de sécurité via des bots, build, signature, génération des sommes de contrôle, publication, etc) sont entièrement publics et vérifiables sur le GitHub de Docs.