Parce que chercher un document mal rangé, c’est un peu comme chercher ses clés dans un champ de maïs. Et c’est loin d’être anecdotique. Pour rappel, 90% de l’ensemble des données n’est plus jamais consulté 3 mois après son stockage.

📊 Le coût invisible du chaos numérique

Selon une étude de 2025 relayée par Archimag, les employés de bureau français passent 8,65 heures par semaine à chercher des informations nécessaires à leur travail, soit 450 heures par an (64 j/agent).[1]

💸 450 h × 11,65 € (SMIC horaire brut 2025) = 5 242,50 € perdus par an et par personne.

Et ce chiffre n’inclut ni le stress, ni la démotivation, ni le temps passé à déranger les collègues.

😵 Quelques chiffres-clés :

• 52 % doivent demander ou organiser une réunion pour obtenir des infos
• 45 % ont du mal à coordonner leur travail entre équipes
• 49 % affirment que plusieurs équipes travaillent parfois sans le savoir sur les mêmes projets

Imaginez l’impact pour une équipe de 10 personnes, ou une entreprise de 100…

[1] Étude réalisée par Atlassian auprès de 12 000 employés de bureau dans six pays (France, Australie, États-Unis, Allemagne, Inde, Royaume-Uni) et de 200 cadres dirigeants de grandes entreprises (Fortune 1000), entre décembre 2024 et janvier 2025. Les résultats ont été publiés dans un article d’Archimag le 12 mars 2025, soulignant l’impact du désordre informationnel sur la productivité, la collaboration et la créativité.

1. 1. 1. 1. 1. Pas plus de 4 à 5 niveaux de dossiers

Plus une arborescence est profonde, plus elle devient difficile à parcourir. Chaque niveau supplémentaire ajoute une couche d’enfouissement de l’information et allonge le chemin d’accès aux fichiers (le fameux “chemin complet” du fichier).

🧠 Ce que ça évite :

• • Des chemins trop longs (> 256 caractères sous Windows)
  • Des clics à répétition pour trouver un document

 

1. 1. 1. 1. 1. 2. Du général au particulier

C’est un principe de logique et de lisibilité universel : on commence par les grandes catégories, puis on affine.

🗂️ Exemple :

📁 Projets

└── 📁 Projet_Mobilité

└── 📁 2024

└── 📁 Réunions

└── CR_2024-04-10_V1.0.docx

🔁 Ce que ça apporte :

• • Une navigation intuitive
  • Une logique partagée entre collègues
  • Une structure stable, même si les contenus évoluent

 

1. 1. 1. 1. 1. 3. Classement par sujet ou activité

Le classement par thématique fonctionnelle (et non par nom de service, ni par type de document seul) est plus robuste dans le temps. Les missions changent moins souvent que les organigrammes !

📌 À préférer :

📁 Budget

📁 Communication

📁 RH

🚫 À éviter :

📁 DRH

📁 DSI

📁 Projet_Anne

🧠 Ce que ça évite :

• • De devoir tout renommer quand un service change de nom
  • De dupliquer des documents entre plusieurs services travaillant sur le même sujet

 

1. 1. 1. 1. 1. 4. Limiter le nombre de sous-dossiers

Trop de dossiers d’un même niveau tuent la lisibilité. Si vous devez faire défiler une liste de 100 dossiers pour trouver le bon, c’est que votre structure est trop éclatée.

🎯 Objectif :

• • Avoir une vue d’ensemble claire à l’écran sans scroller
  • Répartir intelligemment les dossiers (par années, trimestres, types de documents…)

📌 Exemple :

Au lieu de :

📁 Comptes-rendus_2020

📁 Comptes-rendus_2021

📁 Comptes-rendus_2022

📁 Comptes-rendus_2023

Préférez :

📁 Comptes-rendus

└── 📁 2020

└── 📁 2021

└── 📁 2022

 

1. 1. 1. 1. 1. 5. Éviter les noms vagues : “Divers”, “Temp”, “À classer”, “Martin”…

Un dossier “À classer” finit toujours par devenir… un cimetière numérique. Ce sont des zones grises qui finissent oubliées, non triées, non sauvegardées.

📛 À proscrire :

Divers, Autres, Docs à ranger, Important, Version finale, Ancien, Martin

🧠 Et pour les noms propres ?

Utiliser un nom de personne comme nom de dossier suppose que tout tourne autour de cette personne (ce qui n’est ni durable, ni très collaboratif). Préférez une fonction ou un sujet (Chef_projet, Interlocuteur_X, Fournisseur_ABC).

✅ À faire :

• • Maximum 31 caractères (extension incluse)
  • Pas d’accents, pas d’espaces, pas de caractères spéciaux (é, è, ê, à, ä, ù, ç, , ; . : ! ? ’ / \ : * ” ‹ › % ( ) @ &)
  • Utiliser le underscore _ ou le tiret – pour séparer les mots (surtout pas de point)
  • Date au format ISO 8601 : AAAA-MM-JJ ou AAAAMMJJ
  • Inclure la version : V1.0, VF (version finale), VP (version proviso ire), etc.
  • Utiliser une liste d’abréviations commune

Attention : Ces conseils sont généraux, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre service de documentation ou d’archivage, votre entreprise a peut-être ses propres normes a vous proposer.

❌ À éviter :

• • pdf
  • version finale bis dernier.docx
  • fichier important nouveau def Martin.docx
  • à classer.docx

🧪 Exemples de nommage bien fait

Réunion RH du 4 mars 2024, version provisoire : 20240304_CR_reunion_RH_VP.docx

Facture EDF de novembre 2023 : 202311_facture_EDF_V1.0.pdf

Rapport d’audit final : audit_RAP_20221001_VF.docx

📂 Modèles de nommage recommandés

Approche : Thématique → sujet_type_date_version → budget_CR_2023-06-15_V0.2.docx

Approche : Typologique → type_sujet_date_version → CR_budget_2023-06-15_V0.2.docx

Approche : Chronologique → date_type_sujet_version → 2023-06-15_CR_budget_V0.2.docx

🧨 Versionnage : fin du règne de “final_def_REELLE_bis”

Utilisez :

• • VP : Version provisoire
  • VF : Version finale
  • VV : Version validée
  • x : Exemple V0.1, V1.0

Conservez une fiche d’abréviations dans votre répertoire commun.

📥 Et les fichiers externes ?

Un fichier reçu, scanné ou téléchargé doit toujours être renommé selon vos règles internes. Dites non à SCAN0054.pdf, oui à 2024-02-20_contrat_fournisseur_V1.0.pdf.

Archifiltre vous permet de visualiser, nettoyer et réorganiser vos arborescences simplement. Il vous permet également de renommer vos fichiers (dans une mesure relative)
→ https://archifiltre.fr

✍️ Quelques outils pour le renommage en masse de vos fichiers :

L’association des Archivistes Français a publié la carte des outils de préversement de Julien Benedetti (Archives départementales des Bouches-du-Rhône), qui cite quelques outils très pratique pour aller plus loin dans le renommage que ce qu’Archifiltre propose et qui repartage l’étude comparative de Thomas Bernard sur le blog du Service Interministériel des Archives de France.

Quelques outils présentés dans ces ressources :

• Bulk Rename Utility
• Vrenamer
• AntRenamer

📚 Pour aller plus loin

Pour les données de la recherche, quelques particularités subsistent, nous vous invitons à consulter des ressources externes telles que :

• INRAE – Préconisations : https://science-ouverte.inrae.fr/fr/le-numerique-pour-la-science-et-les-donnees-scientifiques/gerer-des-donnees-et-des-codes
• MIT Libraries : https://libraries.mit.edu/data-management/store/organize/
• Stanford – Best practices : https://guides.library.stanford.edu/data-best-practices/name-files

En cliquant sur le lien, vous pourrez répondre à un quiz de 10 questions et auto-évaluer si vous avez bien retenu les informations contenues dans cette fiche

https://www.canva.com/design/DAGnaeucIXM/Tn-uBmF5CVWefyQYXwff5g/view?utm_content=DAGnaeucIXM&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=uniquelinks&utlId=h38f8d314bc

 

🧠 En conclusion : bien nommer, c’est déjà bien travailler

Vous ne retrouverez jamais ce que vous ne rangez pas correctement. Et tout ce qui n’est pas nommé clairement finira oublié, dupliqué ou supprimé.

Classez. Nommez. Simplifiez. Et redonnez à vos équipes le pouvoir de collaborer efficacement.